Jak przestać być ciągle zapracowaną?

Jaka jest pierwsza odpowiedź, która przychodzi Ci do głowy, gdy ktoś zadaje Tobie pytanie: „Co słychać?”. Czy może jest to: „A daj spokój, mam tyle pracy”, czy może „Nie wiem, w co ręce włożyć, tyle jest do zrobienia” lub „Jestem wykończona/y, a końca nie widać”?

Gdy kilka dni temu spotkałam się ze znajomą, to zadałam jej to samo pytanie: „Dawno się nie widziałyśmy, co u Ciebie słychać?” i właśnie w odpowiedzi usłyszałam „Jestem taka zajęta (czyt. zarobiona po uszy)”. Zresztą bardzo wiele osób, które zgłasza się do mnie, odpowiada podobnie: pracują po godzinach, są przemęczone, „tego jest po prostu za dużo”, „nie ogarniam już”, „kiedy to się wreszcie skończy, kiedyś pracowało się spokojniej” itp.

„Jestem zajęta/zapracowana” brzmi jak automatyczna odpowiedź. Zresztą trudno się temu dziwić biorąc chociażby pod uwagę nasze uwarunkowania kulturowe i społeczne. Wielu z nas wychowywało się w czasach, gdy wyznawany był kult pracowitości (obecnie zmienił on formę na kult zajętości). Jeśli ktoś jest zajęty, to bardzo często jest postrzegany jako ważny, potrzebny, człowiek sukcesu, ktoś, kto jest bardzo zaangażowany w pracę, komu zależy. Znam osoby, które czują się nieswojo wychodząc z biura przed współpracownikami, którzy dzień w dzień siedzą po godzinach (często do godziny 20 czy 21). Są osoby, które swoje „zapracowanie” noszą niczym napis na sztandarze, dumnie i z godnością, jakby definiowało ono ważny element ich tożsamości.

Niestety często się zdarza, że własna aktywność i zajętość jest mylona z produktywnością, czyli efektywnością. Potrzebujemy nie tyle ciężko pracować, co pracować mądrze. Przyjrzymy się temu bliżej.

Bycie zajętą

Co to właściwie znaczy „być zajętą”? Oznacza ono, że stale masz dużo rzeczy do zrobienia. W czasach permanentnego bycia dostępną (w trybie „on”) w wirtualnym świecie, odbierania co chwila nowych wiadomości na skrzynkę mailową, poprzez Teams, WhatsApp i tym podobne komunikatory, pokusach coraz to nowych postów i komentarzy pojawiających się w social mediach, możesz mieć wrażenie, że naprawdę dużo się dzieje, że tak wiele robisz, będąc osobą ciągle aktywną. Jednak w rzeczywistości możliwe, że osiągasz niewiele w zakresie wyników. Czyli Twoja hiperaktywność nie przekłada się tak bardzo na efekty. Czy tak jest u Ciebie? Ta hiperaktywność prowadzi do przemęczenia, gonitwy myśli, którą trudno zatrzymać szczególnie przed snem, do budzenia się w nocy, do niecierpliwości, podwyższonej emocjonalności (mały bodziec może niespodziewanie wywołać lawinę emocji), trudności z zapamiętywaniem – jednym słowem: przebodźcowania (więcej na ten temat znajdziesz tutaj).  Przeciążając się zaczynasz dostrzegać, że coraz trudniej jest Ci przetwarzać informacje tak szybko, jak kiedyś, że zapominasz o wielu rzeczach, zdarza Ci się popełniać „głupie błędy”, a Twoja efektywność obniża się.

Tymczasem, zachodzi ogromna różnica między byciem zajętą a byciem produktywną. Możesz być zajęta przez cały dzień i nadal mieć wrażenie, że nie realizujesz swoich celów.

Różnice

John Spencer, redaktor Pop Culture and Society, sformułował cztery zasady pozwalające zrozumieć różnicę między byciem zajętym a byciem produktywnym:

• Bycie zajętym to działanie w sposób „szalony”, rozproszony, podczas gdy bycie produktywnym jest działaniem w sposób skupiony – chodzi tu o naszą uwagę.
• Bycie zajętym jest napędzane perfekcjonizmem, podczas gdy produktywność jest napędzana przez cel, efekt.
• Bycie zajętym oznacza cięższą pracę, a produktywność oznacza pracę mądrzejszą.
• Bycie zajętym oznacza bycie dobrym we wszystkim, a bycie produktywnym oznacza bycie świetnym w kilku ważnych sprawach.

Dodam do tego jeszcze kilka istotnych elementów naświetlających różnicę między jedną a drugą postawą.

Ludzie zajęci koncentrują się na ilości, podczas gdy ludzie produktywni na jakości

Weźmy pod lupę np. pracę Przedstawiciela Handlowego. Jedna osoba zrobi 8, czy nawet 10 wizyt jednego dnia. Na pozór osoba ta może wyglądać na najbardziej aktywnego, zaangażowanego pracownika. Jednak biorąc pod uwagę, że jej standardowy czas pracy trwa 8 godzin, gdzie oprócz spotkań trzeba jeszcze zmieścić dojazdy pomiędzy potencjalnymi klientami, wychodzi średnio 15-20 minut na spotkanie. Czasem trzeba jeszcze poczekać ze względu na przedłużające się wcześniejsze spotkania Klienta. To wpływa na skrócenie czasu rozmowy, a więc mniejsze szanse na przeprowadzenie jej w sposób właściwy i efektywny. Z kolei drugi Przedstawiciel Handlowy zrobi danego dnia tylko 6 wizyt. Jednak do każdej z nich będzie miał czas przygotować się (zastanowi się, jak rozmawiać z tym konkretnym klientem, a jak z innym), skutkiem czego przeprowadzi je skuteczniej. Zatem jego głównym celem jest generowanie wysokiej jakości wyników, inaczej niż dla pierwszej z opisanych osób, która choć wydaje się zajęta, to niekoniecznie musi być produktywna. Zresztą pewnie kojarzysz taką historyjkę, jak na budowie pracownik biega z pustymi taczkami tam i z powrotem. Kierownik w końcu go pyta: – Dlaczego jeździsz z pustymi taczkami? – Bo szefie taki zapier***, że nie mam czasu nawet załadować! I niby sporo się dzieje (jazda z taczką bez przerwy w obie strony), a efekt tego żaden.

Ludzie zajęci nie planują swojej pracy (lub robią to rzadko), podczas gdy ludzie produktywni od tego zaczynają pracę

Bardzo często słyszę z ust osób zajętych, że nie mają czasu na planowanie, bo jest tyle do zrobienia. Chcą jak najszybciej przejść do działania. Niektórzy owszem opracowują listę rzeczy do zrobienia (tzw. To do list), przy czym już nie ustalają priorytetów tych zadań. Tymczasem osobom produktywnym zależy na określeniu najpierw ram działania, czyli jaki jest cel, a potem określeniu zadań, które są absolutnie niezbędne i w największym stopniu przyczyniają się do realizacji celu. Czyli kumulują swoją energię na tym, co jest kluczowe, a nie na tym, co w ogóle dobrze byłoby zrobić.

Ludzie zajęci mają tendencję do zajmowania się kilkoma rzeczami na raz (tzw. multitasking), podczas gdy ludzie produktywni koncentrują się na jednej rzeczy na raz

Uwaga osób zajętych bywa rozproszona: tu trochę odpiszą na wiadomości, za chwilę zajmą się zadaniem, by przerwać je, gdy tylko usłyszą dźwięk telefonu. Rozmawiając przez telefon zerkają w maile, na niektóre może nawet odpisują, a potem są zaskoczone, że tak trudno porozumieć się z osobą dzwoniącą. Może nawet po kilku minutach od zakończenia rozmowy nie potrafią przypomnieć sobie dokładnie, w jakiej sprawie dzwoniła ta osoba lub co robiły tuż przed otrzymaniem telefonu. To raptem przykład, ale obrazujący sposób działania wielu osób zajętych. Z kolei osoby produktywne – jeśli wykonują dane zadanie, to koncentrują uwagę na nim. Jeśli rozmawiają przez telefon – to są w kontakcie, są obecne i przytomne uwagą na to, co mówi rozmówca. Jeśli odpisują na maile – to skupiają się tylko na tym. Unikają rozproszenia, dzięki czemu są w stanie lepiej zapamiętywać informacje.

Ludzie zajęci mierzą innych miarą godzin spędzonych w pracy, podczas gdy ludzie produktywni miarą efektywności

Osoby, które spędzają wiele godzin w pracy bardziej doceniają współpracowników, którzy równie dużo pracują. Czasem słyszę od nich takie słowa: „Wiesz Marta, ja tu ciężko haruję, a ta moja koleżanka/kolega to wychodzi po 8 godzinach i zadowolona/y. A na koniec jeszcze premię zgarnia. To niesprawiedliwe”. Patrzą więc na innych przez pryzmat czasu, a nie efektów. Tymczasem osoby produktywne doceniają tych, którzy osiągają wyniki (szczególnie, gdy nie narzekają przy tym na przemęczenie). Będąc z boku może się wydawać, że „mają farta” lub „dobre gadane”, natomiast osoby produktywne po prostu pracują sprytnie.

Ludzie zajęci chętnie mówią o swoim zapracowaniu, podczas gdy ludzie produktywni chętniej mówią o efektach swoich działań

Bardzo często już po pierwszych słowach można określić, komu do której z dwóch kategorii bliżej. Osoby zajęte pokazują wszem i wobec swoje zaangażowanie, ilość zadań („Jejku, ale ja dzisiaj się narobiłam/tyle rzeczy miałam na głowie”). Z kolei osoby produktywne pokazują siebie poprzez czyny prowadzące do efektów, a nawet bardziej – poprzez osiągane rezultaty.

Ludzie zajęci pracują ciężko, podczas gdy ludzie produktywni pracują mądrze

Gdy rozmawiam z osobami zapracowanymi, z ich ust słyszę, że jeśli coś przyszło im gładko, bez większego wysiłku, to się nie liczy na liście sukcesów czy satysfakcji. Innymi słowy: satysfakcję czerpią głównie z realizacji zadań w pocie czoła, gdy naprawdę muszą wytężyć większość swoich zasobów, gdy się nagłówkują na maxa (a finalnie nawet padną w weekend i nie mają siły się ruszyć). O, to jest coś! Wysiłek ponad wszystko. To się dopiero liczy. Poza tym starają się robić wszystko jak najlepiej, sprawdzają po kilka razy dane, niekiedy grzęzną w szczegółach tracąc z pola widzenia cel. Natomiast osoby produktywne pracują „strategicznie”. Zdarza im się myśleć, jak tu zrealizować zadanie i się zanadto nie narobić. Nie oznacza to wcale, że są leniwi. O nie! Po prostu potrafią określić kluczowe kwestie, właściwe zadania, którymi trzeba zająć się jak najlepiej, bez zbędnego zagłębiania się w szczegóły i straty czasu. Mają na uwadze „the bigger picture”, czyli szerszą perspektywę.

„Moim zdaniem aktywność może, ale nie zawsze, prowadzić do produktywności.
Bycie aktywnym to robienie rzeczy; bycie produktywnym to robienie właściwych rzeczy”
Hugh Connelly, prezes Univest Capital

Osoby zapracowane nie mają czasu odpoczywać, podczas gdy dla osób produktywnych odpoczynek jest bardzo ważny

Osobom, które biegają od jednego zadania do drugiego trudność sprawia zatrzymanie się i odpoczynek. A nawet jeśli już się na to zdobędą, to w tym czasie już główkują na temat któregoś z zadań do zrobienia. Lub (a znam takie osoby) wymyślają sobie kolejne działania. Ich umysł nie jest w stanie zwolnić, działa nawykowo, kręcąc się niczym chomik w kołowrotku. Niektórzy postrzegają odpoczynek wręcz jako stratę czasu – „Marta, Ty wiesz, ile zadań mogę wykonać w tym czasie?” zdarza mi się od nich słyszeć. Tymczasem osoby produktywne wiedzą, że odpoczynek jest niezbędny do tego, by odnowić swoją energię, co pomoże im skuteczniej i ze świeżym spojrzeniem ruszyć do działania po jego zakończeniu. Używając porównania: osoby zapracowane przypominają maratończyków, osoby produktywne sprinterów.

W efekcie, osoby zapracowane są przemęczone, brakuje im energii, coraz mniej może je cieszyć i brakuje im czasu dla siebie. Osoby produktywne czerpią więcej satysfakcji z pracy i mają więcej energii, a czas dla siebie traktują jako równie ważny, co praca.

Rozwiązanie

Jeśli na podstawie dotychczasowej lektury zorientowałaś się, że bliżej Ci opisowi osoby zapracowanej niż produktywnej, to jeszcze możesz to zmienić – krok po kroku stosując się do opisanych wskazówek.

Spisz na kartce swoje najważniejsze cele

Tak, wiem, prawdopodobnie je znasz, są dla Ciebie oczywistością. Jednak, patrząc na nie codziennie, gdy tak są zapisane na kartce, to uwierz mi, że jesteś w stanie bardziej skoncentrować się na ich realizacji. Oprócz spisanych celów możesz dodać, po czym konkretnie poznasz, że je osiągnęłaś. Dopisz więc wskaźniki i miarę tam, gdzie to tylko możliwe (liczby, jakość, procenty, czas) – wszystko, co pomoże Ci weryfikować, ile jeszcze zostało Ci każdego dnia, by te cele zrealizować. Swoją drogą świadomość postępów działa niezwykle motywująco.

Określ działania, które mogą najszybciej doprowadzić Cię do realizacji tychże celów

Gdy już masz spisane główne cele, to podziel je na mniejsze kawałki. Możesz to zrobić korzystając z tzw. metody kroków wstecznych. Np. jeśli do końca grudnia masz mieć X czegoś, to ile potrzebujesz mieć lub co potrzebujesz domknąć w realizacji do końca listopada, a ile do końca października itd. aż do dnia dzisiejszego. Które z działań są absolutnie niezbędne, które pożądane (dobrze je wykonać, jeśli pojawi się nadwyżka czasu), a które nie mają większego znaczenia (nawet, jeśli są przyjemne, wymagają eliminacji). Zwróć uwagę nie tylko na to, co jest do wykonania, ale również JAK to zrobisz (pamiętasz przykład z Przedstawicielem handlowym z początku artykułu?). Wyznaczenie codziennych celów, które są osiągalne, pomoże Ci utrzymać właściwy kurs. Nastaw swoją uwagę na efektywność, a nie na ilość pracy. 

Zdefiniuj zadania na dany dzień i określ priorytety

W oparciu o cele na dany dzień rozpisz zadania do wykonania, które są niezbędne. Jednak nawet, gdy ustalisz listę niezbędnych zadań na dany dzień, to gdy pojawi się niespodziewanie jakieś dodatkowe, to możesz ulec wpływowi, by się za nie zabrać. Prawda? Zachęcam Cię do weryfikacji, jak to nowe zadanie wpisuje się w Twoją listę priorytetów. Najważniejsze rzeczy mają pierwszeństwo przed rzeczami, które albo mogą poczekać albo nie mają określonego terminu. Jeśli należysz do osób, które chętnie pomagają innym, to bez wspomnianej listy może być Ci bardzo trudno odmawiać. Rozumiem, że współpracownicy mogą wręcz „kochać Cię” za to, że bierzesz część ich pracy na siebie, ale co z Twoimi celami? Kto je zrealizuje? I żeby była jasność – od czasu do czasu wymiana w postaci pomocy jest bardzo wspierająca, zacieśnia relacje. Chodzi mi bardziej o sytuacje, gdy ktoś wykorzystuje Twój czas, umiejętności i odpowiedzialność dla swoich potrzeb, traktując to jako oczywistość.

Cały czas miej przed oczami efekt, z jakim chcesz zakończyć dany dzień

Na początku każdego dnia zadaj sobie pytanie: „Z czym chcę dzisiaj zakończyć? Za zrobienie czego chcę sobie podziękować na koniec dnia?”. Takie myślenie pomoże Ci unikać zajmowania się zbędnymi drobiazgami i grzęźnięcia w szczegółach. Pomiń dążenie do perfekcji i dopieszczanie każdego najmniejszego elementu. Skoncentruj się na osiąganiu kluczowych kamieni milowych, które pomogą Ci osiągnąć Twoje cele. 

Wyeliminuj rozpraszacze

Rozproszenie uwagi jest częstym zjawiskiem wśród osób zapracowanych i jednocześnie jest wrogiem produktywności. Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby zapewnić sobie warunki do skoncentrowanej pracy. Jeśli wokół panuje hałas, zastanów się, jakie zmiany możesz wprowadzić, by pracować w warunkach ciszy. Niektórym osobom pomagają zatyczki do uszu, innym słuchawki, przez które słyszy odgłosy lasu lub morza, a jeszcze inne osoby potrzebują osobnego pomieszczenia z zamkniętymi drzwiami. Wyłącz zbędne powiadomienia w telefonie/komputerze. Jeśli to możliwe, zamknij na czas wytężonej pracy skrzynkę mailową.

Koncentruj się na jednej rzeczy na raz

Jakiś czas temu przeczytałam książkę „Jedna rzecz” Gary’ego Kellera, która znacząco zmieniła moje spojrzenie na kwestię efektywności działania. Bardzo polecam Ci tę lekturę. Autor – poza tym, że pokazuje, jak funkcjonuje nasz mózg, gdy wykonujemy kilka rzeczy jednocześnie, przedstawia  konsekwencje przełączania się z jednego zadania na drugie i z powrotem, to jeszcze namawia do zastanawiania się: „Jaką JEDNĄ rzecz mogę zrobić, ale taką, że gdy będzie zrobiona, wszystko inne stanie się prostsze albo nieistotne?”. Prawda, że ciekawe pytanie. Odpowiedź pewnie nie od razu pojawi się w głowie, czasem trzeba chwilę pogłówkować, ale wierz mi, że warto. Już samo uruchomienie procesu, zasianie pytania w umyśle powoduje, że zmieniasz optykę myślenia – a co za tym idzie również swojego działania. Zacznij trenować w ten sposób swój mózg i zachowanie.

Pracuj w blokach czasowych, w ciszy

Czy rezerwujesz w swoim kalendarzu czas na dane zadanie tak, by ktoś inny nic Ci wtedy nie wpisał, ani nie zapraszał na spotkanie? Jeśli nie, to zachęcam Cię do wypróbowania tego sposobu. Możliwe, że szybko przekonasz się, że dzięki temu zyskujesz czas na spokojną pracę nad tym, co naprawdę masz do zrobienia danego dnia. Warto też sięgać po tzw. technikę Pomodoro. Polega ona na tym, aby wybrać zadanie lub zadania, które możesz wykonać w 25 minut, jeśli tylko dobrze się skoncentrujesz. Następnie nastawiasz budzik na te 25 minut i intensywnie pracujesz – tak, aby faktycznie w te 25 minut zakończyć z sukcesem. W tym czasie nie zaglądasz do telefonu, ignorujesz go, gdy dzwoni (najlepiej po prostu wyłącz dźwięk), nie rozmawiasz z nikim, a wykonujesz zadanie. Gdy zadzwoni budzik zrób sobie 5 minut przerwy. Możesz zrobić kolejny blok 25 minutowy – max. 3 bloki pod rząd. Przypuszczam, że będziesz zdziwiona efektami. Prawo Parkinsona mówi, że „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Czyli im więcej masz dostępnego czasu, tym dłużej zajmie Ci realizacja zadania. Im mniej czasu, tym bardziej się sprężysz – a pozostały czas możesz przeznaczyć na przykład na regenerującą przerwę (choćby to był 5-10 minutowy spacer na zewnątrz). 

Monitoruj postępy – swoje i współpracowników

Pamiętasz, jak wspomniałam o miernikach realizacji? One właśnie pomagają weryfikować, jak blisko lub jak daleko jesteś od celu. Warto zastanowić się, które z Twoich działań zależą od dostarczenia danych przez współpracowników. Bądź z nimi w stałym kontakcie, monitoruj, czy zabrali się za to, co ustaliliście, że Ci dostarczą i dbaj o to, by zrobili to w terminie. Każde opóźnienie z ich strony przekłada się na powstanie zatorów w Twoim planie pracy. To przez takie akcje możesz siedzieć po godzinach – bo ktoś czegoś nie dowiózł, zbliża się termin oddania, więc zakasujesz rękawy i robisz samodzielnie. Bo dostarczona praca nie jest takiej jakości, jak się spodziewałaś – dlatego zwracaj na to uwagę omawiając zadanie i to delegując (mów konkretnie, na czym Ci zależy). Weryfikując na bieżąco możesz uniknąć sytuacji stresujących na koniec.

Umów się ze sobą, że zakończysz zadania z danego dnia w czasie pracy, bez nadgodzin

Co się dzieje, gdy wiesz, że po prostu musisz wyjść danego dnia o czasie, bo np. jedziesz na wizytę do lekarza? Czy wtedy przechodzi Ci przez myśl, że przecież mogłabyś w tym czasie wykonać jeszcze trochę pracy? Pewnie nie. Po prostu robisz maksymalnie tyle, ile jesteś w stanie w ciągu 8 godzin, bez rozdrabniania się. Wiesz bowiem, że punktualnie o 16 czy 17 (w zależności od tego, o której kończysz pracę), wychodzisz z biura. Hmm… a gdyby tak umówić się ze sobą, że wcale nie musisz mieć wizyty u lekarza, żeby kończyć o czasie? Po prostu jest to Twoja decyzja. Nie sprawdzasz poczty wieczorem, ani w weekend. Zyskany czas przeznacz na odpoczynek. Ale uwaga: na aktywny odpoczynek – czyli te aktywności, które faktycznie dodają Ci energii lub pomagają Ci się zregenerować, a nie na leżenie na kanapie i oglądanie seriali telewizyjnych czy granie w gry na telefonie.

Otaczaj się ludźmi produktywnymi

Otoczenie, w jakim pracujemy, ma bardzo duży wpływ na naszą efektywność. Może wpływać na Twoje wybory, na Twój sposób myślenia i działania. Jeśli masz wokół siebie osoby, które są skoncentrowane na produktywności i osiągają sukcesy, to też chciałabyś być jedną z nich. Z kolei, gdy masz wokół siebie osoby bez przerwy narzekające, to trudniej jest Ci się zabrać do pracy. Coś w tym jest?

Zakończenie

Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć różnicę między „byciem zajętą” a „byciem produktywną” i znalazłaś w nim wskazówki, które możesz wdrożyć już dzisiaj, aby wreszcie pracować mniej, a mądrzej. Dzięki ich wdrożeniu zyskasz czas na to, co poza pracą jest dla Ciebie ważne – m. in. zdrowie, hobby, czas z bliskimi i…spokój. Tego Ci serdecznie życzę.

---

Jeśli czujesz się przepracowana, brakuje Ci energii, a chciałabyś powrócić do stanu wewnętrznej równowagi, to weź udział w jesienno-zimowej edycji grupowego programu rozwoju odporności psychicznej „Odzyskaj swoją wewnętrzną siłę”, która rozpocznie się w październiku 2023 r. 

Jeśli chcesz wziąć udział w Programie to czym prędzej zarezerwuj swoje miejsce. Będziemy pracować w kameralnej grupie.

Więcej informacji znajdziesz TUTAJ.

Uwaga: program „Odzyskaj swoją wewnętrzną siłę” realizowany jest również w formule indywidualnej. Jeśli jesteś zainteresowana to skontaktuj się ze mną mailowo lub telefonicznie.

Serdecznie Cię zapraszam