Kilka dni temu obchodziliśmy Dzień Walki z Prokrastynacją. Dla wielu z nas prokrastynacja bywa codziennym wyzwaniem, które nie tylko obniża naszą produktywność, ale również powoduje stres, a czasem nawet poczucie winy. Jak to możliwe, że mimo świadomości nadciągającego terminu i pilności zadania, odkładamy je na ostatnią chwilę?
Czy kiedykolwiek zamiast pracować nad jakimś zadaniem lub projektem, spędziłaś dłuższą chwilę w social mediach albo robiąc sobie kolejną przerwę na kawę lub zastanawiając się, czy nie popracować nad czymś mniej pilnym? Jeśli tak to wiedz, że nie jesteś w tym sama.
Prokrastynacja to problem, z którym zmaga się wielu ludzi, zarówno w pracy zawodowej, jak i w życiu prywatnym. Kluczem do jej pokonania jest zrozumienie, dlaczego odkładamy zadania na później, a następnie wypracowanie skutecznych strategii na przezwyciężenie tego nawyku.
Zacznijmy więc od początku…
Dlaczego prokrastynujemy?
Wbrew powszechnemu przekonaniu, prokrastynacja nie jest wynikiem lenistwa. To złożony problem, który często ma głębsze przyczyny, związane z naszymi emocjami, lękami i przekonaniami na temat siebie. Na podstawie rozmów, jakie odbywam z wieloma osobami, zarówno z pracownikami korporacji, jak i osobami prowadzącymi własne firmy, a także różnych artykułów naukowych i badań, które zgłębiam, wyłania się kilka głównych powodów, dla których odkładamy działania na później.
Chyba jedną z najczęściej występujących przyczyn jest strach przed porażką. Czasami wyobrażenie o zadaniu urasta w naszej głowie do mega wielkiego wyzwania (dosłownie, jakbyśmy mieli wtoczyć wielki głaz na najwyższą górę świata). Masz tak czasem? Kiedy więc zadanie wydaje się zbyt trudne, a dodatkowo nie jesteśmy pewni swoich umiejętności, to łatwiej jest unikać go, niż narażać się na niepowodzenie.
Drugą przeszkodą stojącą na drodze i związaną z prokrastynacją jest perfekcjonizm. Osoby dążące do perfekcji mają tendencję do odkładania zadań, ponieważ boją się, że nie wykonają ich „idealnie”. Perfekcjonista woli unikać zadania, niż mierzyć się z poczuciem, że jego praca nie będzie spełniała najwyższych standardów (najczęściej własnych). Zresztą perfekcjoniści mają zwykle bardzo wygadanego krytyka wewnętrznego, który co raz to szepcze do ucha „i tak nie uda Ci się zrobić tego dobrze”, „nie masz tyle wiedzy”, „zawiedziesz innych” itp. Zdarza się i tak, że perfekcjonista nie odkłada zadań, zabiera się za nie, ale utyka zagłębiając się w mniej istotnych szczegółach na zbyt długo. Ciągle sprawdza, czy aby na pewno wszystko dokładnie zrobił, myśli o tym (nawet wieczorami), zapętla się w dreptaniu w jednym miejscu, co obniża jego efektywność.
Czasami prokrastynacja może wynikać z braku jasnego planu działania. Gdy zadanie jest wielowątkowo złożone lub skomplikowane, może wydawać się przytłaczające. Występuje za dużo zmiennych lub za dużo kierunków działania (które np. wynikają ze współpracy z innymi działami), że mamy wrażenie chaosu. Nie wiedząc, od czego zacząć, często wpadamy w pułapkę analizowania, co powinniśmy zrobić, zamiast po prostu działać. W efekcie nic się nie dzieje, a my czujemy coraz większe napięcie, bo czas mija, a praca nie posuwa się do przodu.
Inną, choć nie mniej ważną, przyczyną prokrastynacji jest potrzeba natychmiastowej gratyfikacji. Nasz mózg preferuje działania mogące zapewnić nam natychmiastową nagrodę (któż z nas nie doświadczył skoków dopaminy – neuroprzekaźnika zaangażowanego w działanie tzw. systemu nagrody), a nie długoterminowe korzyści. To dlatego często zamiast rozpocząć długi projekt, wybieramy małe, znane lub przyjemne czynności, które dają nam szybkie zadowolenie, jak np. przeglądanie Internetu czy rozmowa z kolegą. Np. z życia prywatnego: możesz myśleć, że nie masz czasu wyjść poruszać się na dworze (i np. poprawić swoją kondycję lub zrzucić kilka kilogramów), ale jakoś bez trudu znajdujesz czas na gry komputerowe lub przeszukiwanie sklepów internetowych i polowanie na trendy sezonu.
Prokrastynacja może także wynikać z przeciążenia innymi obowiązkami albo nawet samego rozmyślania w kółko i w kółko o tym, jak wiele jeszcze zadań przed nami. Może być tak, że lista zadań w głowie wydaje nam się dłuższa, niż gdybyśmy spisali ją na kartce. Powoduje to, że zamiast zacząć od jednego konkretnego działania, czujemy się sparaliżowani i odkładamy wszystko na później.
Ostatnią obserwowaną przeze mnie przyczyną prokrastynacji jest brak motywacji. Niektóre zadania po prostu nie wydają się atrakcyjne. Jeśli nie są szczególnie interesujące to trudno znaleźć w sobie motywację, by się nimi zająć. Wolimy wziąć się za coś innego, co nas pobudza i jest przyjemniejsze. Np. dla wielu osób takim nieatrakcyjnym zadaniem jest sprzątanie, dla innych to mogą być sprawy urzędowe itp.
Rodzaje prokrastynacji
Nie każda prokrastynacja wygląda tak samo. Zrozumienie różnych jej rodzajów może pomóc w rozpoznaniu własnych wzorców zachowań i znalezieniu odpowiednich strategii do radzenia sobie z nimi. Oto kilka najczęściej spotykanych przeze mnie rodzajów prokrastynacji:
Prokrastynacja codzienna
To najprostsza forma prokrastynacji, kiedy odkładamy zwykłe, codzienne zadania, takie jak odpowiadanie na maile, robienie zakupów czy wypełnianie dokumentów. Zazwyczaj wiąże się z brakiem motywacji lub odczuwanym przeciążeniem, a czasem po prostu z brakiem priorytetów. Niestety codzienne odkładanie powoduje nawarstwienie spraw, co może prowadzić do poważnych konsekwencji.
Prokrastynacja decyzji
Kiedy musimy podjąć trudną decyzję – czy to w pracy, czy w życiu osobistym – czasem odwlekamy to z obawy przed konsekwencjami. Znane jest lepsze od nowego, nawet jeśli to znane mocno już nam doskwiera. Wstrzymujemy się z działaniem, bo nie chcemy ryzykować błędu, co często prowadzi do jeszcze większego stresu. Ileż to osób odkłada na wieczne nigdy zmianę pracy lub rozmowę z szefem, łudząc się nadzieją, że ktoś inny się domyśli i podejmie za nich inicjatywę, która rozwiąże problem.
Prokrastynacja twórcza
Ten rodzaj dotyka głównie osoby kreatywne, które potrzebują inspiracji lub „odpowiedniego nastroju”, by zacząć tworzyć. Często odwlekają rozpoczęcie projektu np. pisanie książki, bo boją się, że ich pomysły nie okażą się rewolucyjne lub co najmniej najbardziej kreatywne. Bywa, że twórcy czekają na ostatnią chwilę, by poczuć presję czasu, która, ich zdaniem, zwiększa efektywność (choć w parze z tym obniża się jakość).
Jak radzić sobie z prokrastynacją?
Dobrze, wiemy już co może powodować prokrastynację, w jakich sytuacjach może występować, to w takim razie przyjrzyjmy się, co możemy zrobić, aby ją przezwyciężyć.
Prokrastynacja to pewien nawyk, na szczęście nawyki mają to do siebie, że można je zmieniać. Kluczem jest znalezienie strategii, które pomogą ci skutecznie radzić sobie z odwlekaniem działań. Oto kilka sprawdzonych technik, które mogą okazać się pomocne:
Zjadaj słonia po kawałku
Określenie „zjadać słonia po kawałku” to metafora, która odnosi się do podejścia do dużych, trudnych lub przytłaczających zadań poprzez rozbijanie ich na mniejsze, bardziej przystępne części. Idea jest taka, że tak jak zjedzenie całego słonia na raz jest niemożliwe, tak wykonanie ogromnego zadania w jednej chwili może wydawać się przytłaczające. Natomiast podzielenie go na mniejsze, łatwiejsze do wykonania etapy czyni je bardziej osiągalnym.
Przykładem tego podejścia może być duży projekt w pracy. Zamiast próbować zrobić wszystko na raz, można podzielić projekt na mniejsze zadania, które można realizować krok po kroku, co zmniejsza stres i zwiększa efektywność.
Zastosuj metodę „Pomodoro”
Technika „Pomodoro” to popularna metoda zarządzania czasem, która pomaga zwiększyć koncentrację i produktywność. Polega na pracy przez 25 minut, a następnie robieniu krótkiej, 5-minutowej przerwy. Po czterech takich cyklach robisz dłuższą przerwę.
Ta metoda jest szczególnie przydatna dla osób, które mają trudności z rozpoczęciem zadania. 25 minut to krótki czas, który nie wydaje się przytłaczający, a po takim cyklu często łatwiej jest kontynuować pracę.
Stosuj zasadę 5 sekund Mel Robbins
Zasada 5 sekund to technika, która pomaga przezwyciężyć chwilową niechęć do działania. Gdy czujesz, że odkładasz zadanie, odlicz wstecz od 5 do 1 i natychmiast zacznij działać. Ta zasada opiera się na naukowym fakcie, że nasz mózg zaczyna sabotować chęć działania w ciągu pierwszych kilku sekund po podjęciu decyzji. Odliczanie przerywa ten proces i pozwala nam podjąć inicjatywę, zanim mózg „wyciągnie” wszystkie wymówki.
Stawiaj sobie realistyczne cele
Często prokrastynujemy, ponieważ nasze cele są zbyt ambitne lub niejasne. Zamiast oczekiwać, że napiszesz cały raport w jeden dzień, wyznacz sobie realistyczny cel, np. napisz pierwszą sekcję raportu lub zbierz materiały w ciągu jednego dnia.
Małe, osiągalne cele sprawiają, że łatwiej jest nam zacząć, a każde małe zwycięstwo daje poczucie satysfakcji i motywuje do dalszego działania.
Zrozum swoje emocje
Prokrastynacja często wynika z nieprzyjemnych emocji, takich jak strach czy niepewność co do swoich umiejętności. Zamiast unikać tych emocji, warto je rozpoznać i zrozumieć, dlaczego je odczuwamy. Może boisz się, że nie sprostasz zadaniu? A może nie czujesz się pewnie w danej dziedzinie?
Zrozumienie, co kryje się za twoją prokrastynacją, to pierwszy krok do jej pokonania. Możesz zapisać swoje emocje w dzienniku lub porozmawiać o nich z kimś zaufanym. Gdy zidentyfikujesz, co cię blokuje, łatwiej będzie znaleźć odpowiednie strategie radzenia sobie z prokrastynacją.
Co prokrastynacja ma wspólnego z odpornością psychiczną?
Nie byłabym sobą, gdybym nie poruszyła mojego ulubionego zagadnienia, czyli odporności psychicznej. Jest to cecha osobowości, która w dużym stopniu determinuje skuteczność radzenia sobie z trudnościami, stresorami i niepowodzeniami. Mówi się o niej, jako o kompetencji przyszłości. Świat pracy zmienia się dynamicznie, a szybkie tempo zmian wymaga od nas elastyczności i umiejętności adaptacji. Niestety, prokrastynacja negatywnie wpływa na poziom tej umiejętności, a oto kilka powodów dlaczego:
Zwiększa stres i presję. Prokrastynacja prowadzi do kumulacji zadań i niewykonanych obowiązków, co z kolei wywołuje stres i presję. Kiedy odkładamy zadania na później, czujemy coraz większy niepokój, że nie zdążymy na czas. To, co miało być chwilową ulgą (czyli odsunięcie zadania), zamienia się w poważny problem, który wpływa na nasze zdrowie psychiczne.
Osłabia pewność siebie i wiarę we własne umiejętności. Gdy odkładamy działania, często towarzyszy temu poczucie winy i niekompetencji. Zamiast wzmacniać wiarę we własne umiejętności poprzez realizację zadań, podważamy ją. To z kolei obniża naszą odporność psychiczną, ponieważ stajemy się bardziej podatni na wahania emocjonalne i lęki związane z przyszłymi zadaniami.
Uniemożliwia rozwijanie nawyku systematycznego działania. Jednym z podwymiarów odporności psychicznej jest zorientowanie na osiąganie rezultatów poprzez systematyczną pracę. Prokrastynacja jest przeciwieństwem – tworzy wzorzec odkładania problemów na później. Zamiast uczyć się wytrwałości i konsekwentnego dążenia do celu, prokrastynacja wzmacnia nawyk unikania trudnych sytuacji.
Osłabia zdolność adaptacji i radzenia sobie z niepowodzeniami. Osoby o wysokiej odporności psychicznej potrafią szybko reagować na zmiany (podejmować wyzwania) i adaptować się do nowych sytuacji. Prokrastynacja utrudnia to, ponieważ prowadzi do paraliżu decyzyjnego i unikania wyzwań. Zamiast stawiać czoła trudnościom, odwlekamy decyzje i działania, co w dłuższej perspektywie obniża naszą zdolność do radzenia sobie z niepowodzeniami.
Jak widzisz, praca nad przezwyciężaniem prokrastynacji jest niezwykle ważna – nie tylko dla skuteczności działania, ale również dla Twojej odporności psychicznej. Systematyczne podejście do zadań, dzielenie ich na mniejsze kroki, a także rozwijanie technik zarządzania czasem, takich jak metoda Pomodoro czy zasada 5 sekund, nie tylko poprawi twoją produktywność, ale również przyczyni się do poczucia satysfakcji i pozytywnie wpłynie na twoje zdrowie psychiczne.